Responsabilidade ambiental, segurança da informação e modernização da gestão pública caminham juntas em Venâncio Aires. O Município se tornou o primeiro do interior do Rio Grande do Sul a aderir oficialmente ao descarte documental sustentável de arquivos públicos, garantindo a destinação correta dos resíduos recicláveis provenientes da eliminação de documentos físicos da administração municipal. A iniciativa representa redução no número de impressões, economia de recursos e fortalecimento das práticas sustentáveis dentro da Prefeitura.

O descarte documental segue uma série de normas técnicas e legais. Cada secretaria municipal realiza a análise dos materiais, publica edital de Ciência e Eliminação e, após o prazo legal de 30 dias, inicia a eliminação dos documentos que já cumpriram o período de temporalidade previsto em lei. Em geral, os arquivos permanecem armazenados por, pelo menos, cinco anos antes do descarte.

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Para garantir a destinação correta dos resíduos, a Prefeitura mantém um Acordo de Cooperação sem custos para o Município com a Associação dos Trabalhadores do Centro de Reabilitação Psicossocial do Hospital Psiquiátrico São Pedro (ATUT), de Porto Alegre. A entidade é responsável pelo processamento, trituração e reciclagem dos materiais descartados. O acordo tem vigência até fevereiro de 2028 e não envolve transferência de recursos financeiros.

A primeira remessa de documentos foi encaminhada no mês de abril. Na ocasião, foram transportadas cerca de 1.200 caixas-arquivo, totalizando 4,8 toneladas de materiais. O transporte é realizado por meio de caminhão cedido pela Secretaria de Infraestrutura e Serviços Públicos (Sisp). Todo o trabalho é acompanhado pela arquivista municipal, Luciana Carosio, primeira profissional da área a atuar na Prefeitura. Desde setembro de 2022, ela conduz a implantação das normas de gestão documental, classificação e tabela de temporalidade em todos os órgãos municipais.

Conforme Luciana, o trabalho representa uma transformação histórica na organização documental do Município. “Quando iniciamos, os documentos estavam todos misturados e sem uma padronização de arquivamento. Aos poucos, implantamos critérios técnicos de classificação e temporalidade, com mais organização, segurança e transparência para a administração pública ”, destaca.

A arquivista ressalta ainda que o descarte ocorre de forma totalmente segura e dentro das exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). “Todo o processo é acompanhado tecnicamente, e a trituração das folhas impede qualquer possibilidade de reconstrução dos documentos, garantindo a proteção das informações confidenciais ”, explica.

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Após a trituração, os resíduos são encaminhados pela ATUT para reciclagem. A renda obtida com a venda da matéria-prima auxilia nas atividades da associação, que atua na reintegração social e ocupacional de pacientes em reabilitação psicossocial. A entidade já mantém parcerias semelhantes com órgãos como Ministério Público, Defensoria Pública, Receita Federal e Correios.

Alinhada com essa nova ação, o programa Venâncio Sem Papel, lançado em julho de 2025, reforça essa nova cultura administrativa, que tem como objetivo substituir gradualmente o uso do papel pela tramitação digital de documentos no Poder Executivo, com foco em preservar aquilo que possui valor histórico, jurídico e de consulta. A proposta prevê que portarias, decretos, leis, projetos e demais atos administrativos passem a tramitar exclusivamente em meio digital, utilizando assinatura eletrônica e sistemas seguros de gestão documental. Antes da implantação, esses processos representavam mais de 15 mil impressões anuais.

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