Uma definição meio pejorativa, ou hilariante, diz que, quando não se sabe o que fazer, chama-se uma reunião. É indiscutível que há situações que demandam um chamado, que necessitam de uma reunião de pessoas, porque mais cabeças podem encontrar alternativas que alguém sozinho não consegue vislumbrar. Além do mais, participar é uma forma de se comprometer, de assumir junto.

Agora, para instalar um evento desses, cabem alguns ritos que julgo importantes. O primeiro deles é a pontualidade. Atrasar o início porque um figurante ainda não chegou, é desrespeito aos que cumprem o combinado. Em várias formaturas que presidi, quando, na hora de começar, o prefeito ou outra autoridade não estava ainda presente, eu determinava: vamos iniciar. Os formandos, os professores, os familiares e convidados, às vezes em ginásios fervendo, estão todos aqui, vamos respeitá-los.

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Outro ponto importante é ter uma pauta clara, necessária e precisa. Sempre temi pautas que traziam apenas dois itens: a) análise e aprovação da ata anterior e b) assuntos gerais. Estes, em regra, não tinham nenhum objetivo, conversas sobre generalidades que acabavam acordando memórias dos demais, e uma reunião que poderia durar quinze minutos acabava se estendendo ao infinito, afugentando as pessoas de encontros futuros.

Quando eu era diretor da Escola Educar-se, a convocação aos pais ou responsáveis trazia uma informação: a reunião começa às 19 horas e vai até as 20 horas. Se houver assuntos pendentes, ficam para a próxima convocação. Adotando essa medida, a pauta tinha que ser cuidadosamente elaborada, deixando para o final assuntos de menor relevância, que perfeitamente poderiam esperar.

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Quem dirige uma reunião, necessita de alguns requisitos indispensáveis. O primeiro deles é saber ouvir, não sendo ele o único a falar. Se for assim, a reunião, espaço de troca de ideias, não se justifica, transforma-se em discurso unilateral, em comunicado do chefe. O presidente precisa ter ótima capacidade de mediar, de observar e sintetizar. Ele precisa perceber que, quando um assunto fica se enrolando sobre si mesmo, nada mais acrescentando, é hora de organizar, de propor uma decisão.

Também os participantes devem se pautar por determinados comportamentos. Precisam igualmente ouvir o que os outros estão falando e não, lá pelas tantas, repetir o já dito, transformando o encontro em chatice insuportável. Quando alguém fala “como todos já disseram…”, faria melhor se ficasse quieto. Pior ainda quando aparece “como todos já sabem…”. O que mais se poderá esperar do pronunciamento?

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Numa reunião, a objetividade é matéria preciosa. Se conseguirmos dizer em poucas palavras o que desejamos, prestamos um grande serviço ao grupo presente. Lembro de uma reunião em que um participante fez longa exposição, indo de um recanto a outro, de Platão a Florianópolis, e vá falação. Encerrada a exibição pseudointelectual, feito o exercício verborrágico, um colega arrematou: cara, não entendi nada do que falaste. Ninguém tinha entendido, essa é a verdade. O assunto era outro.

Não sou contra reuniões, porque sei de sua necessidade para decisões que afetam pessoas e grupos. Sou contra reuniões malconduzidas, sem pauta, sem objetividade, sem resultados consequentes. Quando saímos de uma reunião com o sentimento de que nada estamos levando, o tempo investido não valeu a pena.

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